Há mais de 40 anos que a evolução tecnológica vem transformando o setor jurídico. De fato, desde a década de 1980, quando computadores começaram a se tornar mais acessíveis e as primeiras soluções de software jurídico surgiram para ajudar na gestão de casos, documentos e outras tarefas administrativas, que as soluções para o mundo jurídico vêm se desenvolvendo. Hoje, há inúmeras plataformas que oferecem a melhoria da eficiência na gestão de processos, no gerenciamento de documentos e na administração da segurança das informações.
No que diz respeito aos processos, as alternativas que vão da automação de atividades, desde a leitura de publicações até a realização de protocolos. Na área de gerenciamento de documentos existem opções de todos os tamanhos e tipos e que abrangem desde a construção inteligente de peças processuais até o gerenciamento do ciclo de vida do documento. E, não menos importante, a segurança da informação vem ganhando relevância de forma exponencial, tendo em vista a migração acelerada das rotinas de negócios para o mundo digital.
Tecnologia como Solução
Tudo isso tem um custo – que é visível e que pode ser bem significativo (aproveite para ler o artigo “Financeiro Estratégico em Escritórios Jurídicos: Desenvolvendo uma Estrutura Financeira Sólida”). Assim, fazer o melhor investimento em tecnologia significa optar pelas soluções que efetivamente gerarão ganhos para o negócio. Ao avaliar estes ganhos devemos considerar não somente a necessidade de eles serem mensuráveis (visíveis) e significativos, mas também:
1. Seu alinhamento com a estratégia de crescimento do escritório
2. Sua relação com o aumento sustentável de produtividade
3. Serem financeiramente viáveis, gerando retorno significativamente maior que o investimento feito.
Aspectos qualitativos (às vezes menos visíveis) também devem ser considerados, como a capacidade da solução de aprimorar a qualidade de um serviço, de gerar vantagem competitiva e de reduzir riscos. Mas não devem ser os principais e muito menos os únicos. Ainda, é importante avaliar se os processos e cultura atuais permitem a introdução imediata da tecnologia ou se é necessário trabalhar previamente estes aspectos
Uma boa forma para identificar e avaliar os potenciais ganhos no uso da tecnologia é revisando os processos de negócio relacionados à cadeia de valor dos serviços ofertados (aqueles priorizados no planejamento estratégico), indo desde a venda, passando pelos processos relacionados à entrega dos serviços e incluindo os processos de gestão dos clientes. Também processos de suporte ao negócio, como os processos financeiros (em especial os mais trabalhosos, como o planejamento financeiro), os de RH e os de marketing, podem ganhar muita eficiência e eficácia quando adequadamente suportados por ferramentas tecnológicas (leia também o artigo "Eficiência Operacional em Escritórios Jurídicos (Vol. I): Maximizando a Produtividade e a Qualidade").
Ocorre que, por mais que exista a consciência de que a tecnologia é a escolha correta e um caminho sem volta, a percepção de muitos fundadores e sócios é de que sua gestão ainda ocorre dentro de uma caixa preta. E, quando não estão mais familiarizados com as soluções tecnológicas, surge o receio de tomarem decisões equivocadas e desperdiçar dinheiro e outros recursos – como inclusive já deve ter ocorrido com alguns dos nossos leitores. E há alguma razão neste receio.
Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação
A melhor forma de superar este receio é avaliar o uso da tecnologia dentro de um contexto de gestão estratégica do escritório. Ou seja, fundadores e sócios não precisam ser experts em tecnologia, mas conhecerem muito bem seus números, seus mercados e clientes, suas operações, suas equipes e os desafios relacionados a estes temas. E estes temas muitos dos sócios e fundadores já conhecem muito bem, podendo sim haver uma ou outra lacuna a ser preenchida em relação a dados e fatos, mas que podem e devem ser trabalhadas ao longo do tempo.
Para que esta análise estratégica do uso da tecnologia seja possível é essencial prover aos fundadores e sócios informações suficientes em quantidade e qualidade para que possam avaliar tais investimentos. Volume de trabalho, recorrência, risco de erros relevantes, perfil dos profissionais, integração com outros sistemas, suporte e treinamento e relatórios disponíveis, são algumas das informações que podem auxiliar na avaliação. As experiências de outros escritórios com as soluções apresentadas também são importantes neste processo.
Na maior parte das vezes a atribuição de geração destas informações cabe aos gestores das áreas de práticas jurídicas, de RH, financeiro, tecnologia e outras que existirem na estrutura do escritório. Se necessário, fundadores e sócios também podem recorrer a consultores em gestão estratégica, que podem auxiliar a capturar e consolidar tais informações e a avaliar cada uma das soluções de tecnologia, facilitando o processo de decisão.
O que esta breve análise nos permite concluir é que é necessário trazer a gestão dos recursos e os investimentos em tecnologia para o contexto da gestão estratégica do escritório a fim de que se tenha esta mesma tecnologia atuando como alavanca para vencer os novos (e antigos) desafios de negócio e para aproveitar as oportunidades e diferenciais competitivos que este novo ambiente digital proporciona.
Julio Ladeira
Consultor em Gestão Estratégica e Financeira
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